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データを分析する2020/11/13

案件管理の重要性・管理すべき情報とは|ツールごとの特徴・選び方も解説

案件管理とは、案件つまり商談などの情報や進捗状況を管理することを指します。営業管理や共有が社内で十分に行えていない、案件管理を行って業務をスムーズに進めたい、営業の質を高めたいという方も多いでしょう。 この記事では、営業活動における案件管理の意味や重要性、案件管理を行うことで得られるメリットや管理すべき情報などについて詳しく解説します。あわせて、案件管理の方法や各ツールのメリット・デメリット、ツールを選ぶときのポイントなども紹介するので、ぜひ役立ててください。

営業活動における「案件管理」とは

営業活動における「案件管理」とは、取引先との間で行われる「商談」を管理することです。商談では、訪問からクロージングまで段階を踏んでいくことになりますが、このプロセスや商談情報を記録・管理します。詳細な情報や進捗を確認・分析していき、今後のアプローチ改善などに役立てます。

 

案件管理はなぜ必要か

案件管理を行わない場合、案件の情報や進捗などが共有されません。状況把握がうまくいかず、トラブルへの対応が遅れてしまうなど、失注につながる場合もあります。また、営業ノウハウが共有されず人材育成がうまくいかない、目の前の成果だけしか把握できず長期的な成果につながらないなど、案件管理を怠ることでさまざまなデメリットにつながる可能性があります。

 

案件管理を行うメリット

案件管理を行うメリットは4つあります。ここでは、それぞれのメリットを詳しく紹介します。

 

営業業務を効率化できる

案件管理により、各人が抱えている案件情報をチーム内で共有できるようになります。これにより、担当者が不在であっても顧客対応が可能になったり、引継ぎがスムーズに行えたりと、業務の効率化につながります。

 

進捗状況の可視化・連携ができる

進捗状況や提案内容などが可視化でき、チーム内での連携がスムーズに進みます。情報共有により、担当者だけでなくチームメンバーの目が入るため、チェックや適切なアドバイスなどが受けられることもメリットです。

 

営業ノウハウ・知識の属人化を防ぐ

営業担当者にもスキルや知識に差があります。案件管理を行うことで、具体的な提案内容や商談手法といった、営業ノウハウや知識の共有が可能です。これにより、人材育成がスムーズに進み成績向上にもつながります。

 

営業品質の改善・向上につながる

営業管理によって、さまざまな情報がデータとして残ります。例えば、商談成功の要因や失注してしまった原因などがわかるため、次回からの改善ポイントを明確にしやすくなります。

 

案件管理で必要な情報とは

案件管理ではどのような情報が必要なのでしょうか。ここでは、案件管理で必要になる情報を解説します。

 

5W1H

5W1Hとは、「When(いつ)」「Where(どこで)」「Who(誰が)」「What(何を)」「Why(なぜ)」「How(どのように)」のことです。5W1Hは、ビジネスの基本でもありますが、案件管理にも活用できます。案件情報を入力する際には、日時や場所、顧客・営業担当者、行動内容や理由、アプローチ手段などを意識しましょう。

 

進捗状況

進捗状況も重要な情報です。進捗情報とは、それぞれの案件が営業プロセスのどの段階に達しているかを表す情報です。例えば、営業プロセスにはテレアポやDMなどによるアプローチや訪問、クロージングといった段階があります。進捗状況の共有により案件の属人化が防げ、今後の営業改善などにも役立ちます。

 

受注確度(受注見込度)

受注確度とは、商談が受注に至る確率を表したものです。受注の見込みが高い順から「A・B・C」としたり、パーセンテージで表したりします。受注確度によってランク付けすることで優先度の高い案件の把握が可能です。これにより、適切なタイミングでアプローチできるため、営業効率や生産性などの向上が見込めます。

 

受注予定の日程

最終的に受注が確定する日程の管理も必要です。具体的な受注予定日を明確にすることで、営業担当者が訪問日程などを意識しやすくなります。また、営業マネージャーはすべての案件の受注予定日を確認できます。期間内に目標が達成できない場合には、新たな案件への着手を指示するなど、挽回策の立案にも役立ちます。

 

売上見込額

各案件が、どのくらいの価格の商品・サービスを提案しているのかといった、売上見込額も大切な情報です。営業活動において、売上目標の達成はもっとも重要です。そのため、売上見込額を常に把握しておくことが求められます。目標と見込額を比較し、その差額を把握することで、提案内容やアプローチの見直しなどが行えます。

 

行動履歴

行動履歴とは、営業プロセスをさらに細分化して記録したものです。例えば、顧客とのメール履歴や送付した資料、提案内容・商談の際の資料などです。行動履歴を記録することで、複数案件を対応していても混同せずに済みます。また、適切なアプローチができているかなどを上司が確認でき、マネジメントにも役立ちます。

 

案件管理の方法

案件を管理する方法は大きく分けて3つです。どのような方法があるのか、解説します。

 

Excel

Excelはビジネスシーンでよく利用されるため、なじみの深い方法です。計算式やグラフ機能を活用し、案件管理が行えます。多くの企業で使われているため、操作に慣れている人が多く、導入コストもかかりません。また、マクロを組めば自動化することも可能です。

ただし、Excelで案件管理をする場合、項目が多いとファイルが重くなったり見にくくなったりします。また、他のデータとの紐づけがしにくい、分析などが難しいというデメリットもあります。

 

スプレッドシート

スプレッドシートでの管理方法は、Excelとあまり変わりません。Excelに慣れていれば、操作しやすいでしょう。Excelとの違いは、入力内容がリアルタイムで反映されることです。インターネットにつながっていれば、どこからでもシートの閲覧が可能で、業務効率化にも役立ちます。また、無料プラグインを利用することで、管理体制の構築なども可能です。

ただし、スプレッドシートを活用するには、企業全体でGoogleアカウントの設定が必要になります。

 

SFA/CRM

SFA(Sales Force Automation)とは営業活動を支援・管理するためのシステムであり、CRM(Customer Relationship Management)とは顧客情報の管理を行うためのシステムのことです。SFAは案件管理の効率化や業務効率向上などが図れ、CRMでは顧客管理をベースにした案件管理が行えます。SFAとCRM双方の特徴をあわせ持ったシステムもあります。

SFAやCRMはパソコンだけでなく、スマホやタブレットなどの端末でもアクセスできるため、どこからでも入力が可能です。また、入力内容を自動でグラフ化できるなど、視認性も高められるため、営業プロセスなどを把握・共有しやすくなります。他のデータとの紐づけがしやすいこともメリットです。

ただし、システム導入に費用がかかる、使い方が難解で社内にシステムを浸透させることができないなどのケースもあるので、導入する際にはよく検討して自社にあったものを選びましょう。

 

案件管理のツールを選ぶポイント

案件管理のツールを選ぶ際には、ここで紹介するポイントを押さえるとよいでしょう。

 

画面が見やすい・入力しやすい

案件管理では、情報を担当者が入力する必要があります。そのため、できるだけ見やすく入力しやすい画面設計になっているかを確認しましょう。複雑な画面設計だと使い勝手が悪く、浸透しにくくなる可能性があります。

 

現場の担当者が使いこなせる

ツールの使いやすさやわかりやすさによって、定着するかどうかが変わってきます。実際に使う営業担当者の立場になって、簡単に操作できるか、使いやすいツールかどうかをチェックしましょう。

 

必要な項目・機能がそろっている

何のためにツールを導入するのかを明確にし、その目的に沿った項目や機能がそろっているかどうか確認します。多機能かどうかではなく、必要な機能があるかどうかを重視しましょう。機能が多すぎて、逆に使いにくいケースもあります。

 

他のツールと連携できる

他のツールと連携できるかどうかもポイントです。例えば、日常的に利用しているような名刺管理ツールやoffice365・Gsuiteなどのグループウェアなどと連携できるとよいでしょう。ツール連携ができることにより、情報をわざわざ移し替える手間がなくなるため、担当者の負担を軽減できます。

 

モバイル対応している

モバイル対応していることで、どこからでも情報を入力できます。例えば、スマホ対応になっていれば、商談終了後に出先で進捗状況や行動履歴などをすぐに入力できるため、スムーズな情報更新が可能です。

 

まとめ

案件管理を適切に行うことで、営業効率の向上や営業品質の改善、人材育成などに役立ちます。案件管理をスムーズに行うためには、自社にあったツールを活用するとよいでしょう。

 

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