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データを分析する2020/11/13

シフト管理とは?目的や方法・シフト管理システム導入について詳しく紹介

働き方改革や新しい生活様式の実現により、勤務体系が多様化しています。テレワークの導入に伴い、より効率的なシフト管理の方法を模索している企業も多いのではないでしょうか。この記事では、シフト管理における課題点やシフト管理ツールを導入するメリットなどについて解説します。シフト管理システムを導入する際の参考として役立ててください。

シフト管理とは?

シフト管理とは、就労時間が固定されていない場合に、時間帯ごとに誰が勤務するか調整することです。従業員の希望を考慮しつつ、すべての時間帯において必要な人員を確保できるようにシフトを組みます。

 

シフト管理の目的

適切なシフト管理によって従業員の働きやすさを実現し、生産性の向上や業務効率化を図れます。シフト管理が適切に行われないと、業務をスムーズに進められなくなったり、従業員の負担が増えたりします。

 

勤怠管理との違い

勤怠管理とは、会社が従業員の就業状況を把握することです。時間外労働や休暇の取得日数についても管理します。一方、シフト管理はシフト制の業務について、主にスケジュールを管理するためのものです。

 

シフト管理の方法

シフト管理は、具体的にどのように行うのでしょうか。ここでは、シフト管理の方法について解説します。

 

「必要MH」の計算と計画を立てる

必要MH(Man Hour)とは、目標を達成するために必要な時間を示す単位です。たとえば、2人の従業員による作業が3時間必要な場合は、必要MHは6時間となります。適切なシフト管理のためには、必要MHを正しく算出することが大切です。計算方法については2種類あります。

 

1つ目は1人の従業員あたりの1時間の売上高で売上予算を割る方法です。2つ目としては必要な作業時間を積み上げる方法があります。必要MHを計算したうえで、最適化するための計画を立てましょう。

 

従業員のスケジュールを確認する

従業員から勤務が可能な日を聞き取り、それぞれを組み合わせてシフトを作成します。勤務が可能な日だけでなく、休暇の希望も確認しておくとスムーズです。

 

シフト表を作成する・確認を行う

従業員の希望をもとにシフトを組み、シフト表を作成します。シフト表の内容を確認し、適切なシフトになるように調整を加えます。人員が不足している時間帯や人員が多すぎる時間帯をチェックし、偏ったシフトにならないようにすることが大切です。必要があれば従業員に対してシフトに関する交渉を行います。

 

シフト管理を行う上での課題点

シフト管理を行う上ではさまざまな課題点があります。ここでは、具体的な課題点について解説します。

 

シフト作成・管理の負担

シフトは従業員の希望に沿って作成する必要がありますが、全員の希望をすべて実現できるとは限りません。また、異なる雇用形態の従業員についてそれぞれシフトを作成し、管理するには大きな負担がかかります。

 

人員配置の困難さ

業務を円滑に進めるためには、業務担当や能力のレベルに応じた人員配置が必要です。従業員数が多くなればシフトも複雑になるため、適切に人員を配置するのは困難です。適切にシフトを組んでいても、突然の欠勤や急な繁忙により人員不足が生じる可能性があります。

 

人件費の計算にかかる工数

人件費の計算は、従業員数に比例して工数が多くなります。とはいえ、人件費は企業にとって大きなコストであるため、予算内に収まっているか正確に把握しなければなりません。

 

シフト管理の方法は主に2種類

シフト管理は、Excelまたはシステムで行います。それぞれの概要について解説します。

 

Excelでの管理

Excelを使ってシフト管理を行えば、作業を簡素化できます。関数を使って計算できるため、勤務時間の計算も楽に行えるようになります。アナログに計算する場合に比べて、効率的にシフト管理ができて便利です。

 

シフト管理システムでの管理

シフト管理システムを使用すると、シフト表のフォーマットも自分で作成する必要はありません。シフト管理に特化しているため、より正確にシフトを管理できます。Excelを活用する場合よりも、シフト管理がさらにスムーズになります。

 

シフト管理システムでできること

シフト管理システムでは、オンライン上でシフトを提出したり確認したりできます。取り込んだデータをもとに自動でシフト表を作成します。シフト管理だけでなく、勤怠管理にも対応しているのが大きな特徴です。休暇の申請を受け付けたり、給与計算を行ったりできます。シフト管理システムを導入することで、シフトに関する幅広い情報をまとめて管理できます。

 

シフト管理システムを導入するメリット

ここでは、シフト管理システムを導入した場合の管理者と従業員、それぞれのメリットを解説します。

 

管理者のメリット

 

効率的な人員配置が可能になる

シフトを自動で作成したうえで勤怠管理もできるため、従業員のシフトに関する作業工数を減らせます。それにより、シフトを作成する際の人為的ミスを防止したり、無駄な人員配置の解消によりコストを削減したりできます。シフト管理に関するさまざまな問題が解決され、効率的な人員配置が可能になるのです。

 

人員不足の際の調整がしやすい

人員が不足しているシフトがある場合、従業員へ簡単に通知できます。個別メッセージなど手間をかけずに連絡できるので、急に人員不足が生じた場合でも適切な対応がとりやすくなります。

 

情報共有がしやすい

共通のシフト管理システムがあれば、シフトに関する情報について部門や部署をまたいで情報共有できます。チャット機能もついているので、連絡を取りたい場合も円滑なコミュニケーションが可能です。

 

ペーパーレス化を実現できる

シフトをデジタル管理するため、ペーパーレス化を実現できます。それまで紙にかかっていたコストを削減するだけでなく、データの管理もしやすくなるでしょう。

 

従業員のメリット

シフト管理システムを利用できれば、従業員もシフトの提出や確認がしやすくなります。シフトの提出締切や出勤日などについてプッシュ通知が届くので、うっかり忘れてしまう可能性を防げます。担当者が催促する必要がないため、双方のやり取りがスムーズです。

 

シフト管理システムを導入する際にチェックしたい4つのポイント

ここでは、シフト管理システムを導入する際にチェックしたい4つのポイントについて解説します。

 

料金システムの確認

クラウド型とパッケージ型を比べると、パッケージ型の方が導入コストは比較的高額になります。ただし、管理会社によっても、料金システムにはそれぞれ違いがみられます。そのため、必ず事前に見積をとり、必要とする機能や予算と照らし合わせて検討する必要があります。初期費用だけでなく、ランニングコストについてもしっかり確認しましょう。

 

自社の勤務体系や業務内容に適しているか

システムは、自社の状況に適したものを選ぶ必要があります。たとえば、土日休みを基本としている企業であれば、シフト管理よりも休日管理に特化しているシステムを選んだ方がいいでしょう。また、業種や業務内容によっても勤務体系は異なるため、マッチしているかどうかしっかりチェックしてください。

 

管理者・従業員双方にとって使いやすいか

管理者だけでなく、シフトを入力する従業員にとっても使いやすいシステムを選びましょう。なかには複雑で使いにくいシステムもあるため、確実に使いこなせるものを選ぶことが重要です。そのためには、従業員の年齢層や要望なども把握したうえでシステムを選ぶ必要があります。必要な機能を明確にし、費用対効果を計算したうえで選定しましょう。

 

自社の規模にマッチしているか

シフト管理システムは、主にクラウド型とパッケージ型の2種類があります。クラウド型はオンライン上で管理されているツールを使用するのに対し、パッケージ型は自社システムで管理します。事業規模がそれほど大きくなく、初期費用も抑えたい場合はクラウド型を選んでも問題ありません。ただし、事業規模がある程度以上であれば、パッケージ型を選んだ方がランニングコストを低く抑えられます。

 

まとめ

シフト制を導入している場合、シフト管理は日々の業務にとって重要な意味をもちます。シフト管理を適切に行えない場合、業務が滞ったり従業員の負担が大きくなったりするので注意が必要です。

 

Prediction Oneは、データを用意するだけで自動的に高度な予測分析が行えます。機械学習やプログラミングのなどの専門的なスキルがなくてもシンプルで簡単に利用できます。デスクトップアプリでセキュリティも万全です。シフト管理の効率化をお考えでしたら、ぜひ利用を検討してみてください。

 

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